Типовой пакет документов по персональным данным скачать
Как заполнить журнал учета персональных данных.Для чего нужен. Главное назначение журнала — фиксировать операции по обработке и передаче персональных сведений ответственным за них сотрудникам, тем самым способствовать сохранности информации. Целесообразность ведения таких записей определяется спецификой, размерами и структурой организации. Как правило, чем больше численность штата, тем шире перечень сотрудников, которым требуется доступ к конфиденциальным сведениям для выполнения служебных обязанностей. Например, при возникновении спорных ситуаций штатный юрист может запросить в отделе персонала трудовой договор с тем или иным работником. При принятии решения о кадровых перестановках или продвижении работника по службе личное дело работника может быть запрошено руководителем подразделения. Нередко кадровые документы, содержащие конфиденциальную информацию, требуются профсоюзным организациям для проверки выполнения условий коллективного договора. Форма журнала. Обязанность ведения книги движения персональных данных не предусмотрена на законодательном уровне, а значит, не существует четких требований к ее оформлению. Однако есть рекомендации, которых следует придерживаться, чтобы решить поставленную задачу по предотвращению утечки информации. Итак, в книгу учета передачи данных рекомендуется включить следующие графы: ФИО и должность лица или наименование органа, запрашивающего личные данные; цель выдачи документа; дата выдачи документа; дата возврата документа; перечень наименований запрашиваемых документов. Если работодатель принимает решение о необходимости фиксации движения личных данных, то образец журнала учета персональных данных вносится в пакет типовых документов по защите конфиденциальной информации, и его форма утверждается приказом. Также издается приказ о назначении лица, ответственного за заполнение журнала. Образец журнала учета передачи персональных данных. Порядок ведения, хранения и уничтожения. Так как журнал учета персональных данных не является обязательным документом, работодатель на свое усмотрение определяет порядок манипуляций с ним. Целесообразно разработать соответствующий внутренний регламент, в котором прописано место хранения книги учета передачи данных, а также инструкцию по ее ведению. Что касается сроков хранения журнала, то они также устанавливаются руководителем организации. При их определении рекомендуется ориентироваться на ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым личные дела работников подлежат хранению в течение 75 лет. Логично, что документ, фиксирующий движение конфиденциальных данных сотрудников, следует хранить в течение этого же срока. Каким бы ни был определен срок хранения журнала, его уничтожение должно сопровождаться составлением соответствующего акта. | |
 | |